1. Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung

Verantwortlich ist:

Factory Works GmbH
Geschäftsführer: Stefan Krause
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg
Registernummer: HRB 139400 B

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter me@wincent-ai.com (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragter") erreichbar.

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2. Art der verarbeiteten Daten

2.1 Daten, die Sie uns bereitstellen

Bei der Erstellung oder Verwaltung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse
• Authentifizierungsinformationen (z.B. Passwort oder OAuth-Login über Google oder Microsoft)
• Organisations-, Team- und Workspace-Daten (z.B. Rollen, Zugehörigkeiten, Einstellungen)

2.2 Meeting- und Kollaborationsdaten

Im Rahmen der Nutzung von wincent.ai können — abhängig von der jeweiligen Konfiguration und erteilten Berechtigungen — folgende Daten verarbeitet werden:

• Audio-, Video- und Transkriptinhalte von Meetings
• Meeting-Metadaten (z.B. Teilnehmende, Zeit, Dauer, Titel)
• KI-generierte Zusammenfassungen, Aufgaben, Entscheidungen, Verantwortlichkeiten, Follow-ups und Notizen
• Chat-Nachrichten und sonstige nutzergenerierte Inhalte im Zusammenhang mit Meetings oder Zusammenarbeit

Diese Daten können automatisiert mittels KI-Technologien analysiert werden, um Arbeitsinhalte zu strukturieren und die Umsetzung von Ergebnissen zu unterstützen.

2.3 Daten aus integrierten Dritt-Diensten

Wenn Sie wincent.ai mit externen Diensten verbinden, verarbeiten wir — abhängig von den erteilten Berechtigungen — Daten aus angebundenen Systemen, zum Beispiel:

• Kommunikations- und Kollaborationstools (z.B. Slack)
• Dokumentations- und Wissenssystemen (z.B. Notion)
• Produktivitäts- und Office-Plattformen (z.B. Google Workspace, Microsoft 365)

Dabei können Inhalte (Nachrichten, Dokumente, Kommentare, Aufgaben, E-Mails), Metadaten (Autor, Zeitstempel, Status) sowie Struktur- und Kontextinformationen (Channels, Projekte, Ordner, Teams) verarbeitet werden.

2.4 Nutzungs- und Systemdaten

Zur Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität verarbeiten wir außerdem:

• IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen
• Nutzungsverhalten innerhalb der Anwendung
• Fehler- und Leistungsprotokolle
• Pseudonymisierte Produkt- und Nutzungsanalysen

2.5 Cookies

Wir verwenden ausschließlich notwendige Cookies (z.B. für Authentifizierung und Sicherheit) sowie Analyse-Cookies zur anonymisierten Auswertung der Nutzung. Marketing- oder Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt.

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3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Erbringung unserer vertraglichen Leistungen: Betrieb von wincent.ai, Transkription, Zusammenfassung und Analyse von Meetings, Aufgaben- und Entscheidungsmanagement, Verwaltung und Authentifizierung von Nutzerkonten sowie Versand funktionsbezogener Benachrichtigungen.
• Sicherheit, Stabilität und Weiterentwicklung: Fehleranalyse, technische Optimierung, Missbrauchsprävention sowie kontinuierliche Verbesserung der Funktionen von wincent.ai.
• Unterstützung der Arbeitsorganisation: Automatisierte Analyse von Arbeitskontexten, Erkennung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Verbesserung von Arbeitsabläufen.

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4. Datenweitergabe

Zur Bereitstellung unserer Leistungen setzen wir externe Dienstleister ein. Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich an folgende Kategorien von Empfängern:

• Anbieter von Hosting- und Infrastrukturleistungen
• Anbieter von Transkriptions- und Analyse-Diensten
• Dienstleister für Fehleranalyse und Monitoring
• E-Mail-Versanddienstleister
• Anbieter integrierter Kollaborations- und Produktivitätstools
• CRM- und Vertriebsplattformen
• Zahlungsdienstleister

Die Verarbeitung erfolgt überwiegend innerhalb der EU/EWR. Soweit Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, geschieht dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und geeigneter Garantien.

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5. Rechtsgrundlage und Dauer der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen (Betrieb, Fehleranalyse, Optimierung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (wo erhoben)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Verpflichtungen

Kontodaten werden nach Löschung des Kontos innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Fehler- und Sicherheitslogs werden nach 90 Tagen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. für Rechnungen: 10 Jahre) bleiben unberührt.

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6. Ihre Datenschutzrechte

Bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerrufsrecht bei einwilligungsbasierter Verarbeitung, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: me@wincent-ai.com